Лицензионное ПО: NormaCS, nanoCAD, САПР и др.

Инновации - наша традиция

Оптимизация процесса управления нормативной документацией

Необходимость применения нормативно-технической документации (НТД) в работе любой строительной организации не вызывает сомнений. Таковы и требования российского законодательства, сформулированные в законах РФ «О техническом регулировании», «О защите прав потребителей» и других нормативных актах.

Фонд НТД организации формируется из документов внешнего и внутреннего происхождения. К НТД внешнего происхождения относится документация, разработанная сторонними организациями и принятая для работы внутри предприятия (например: технический регламент, ГОСТ, СП). НТД внешнего происхождения используется организацией для обеспечения всех стадий жизненного цикла продукции, в том числе на этапах разработки, подготовки к производству, изготовления и реализации, а также при использовании, хранении, транспортировке и утилизации.

Кроме того, фонд НТД каждого предприятия содержит нормативные документы внутреннего происхождения: СТО, ТУ, различные инструкции, рекомендации. Они могут разрабатываться на продукцию и процессы, применяемые внутри организации, предоставляемые услуги, а также на создаваемую продукцию, которая поставляется на внутренний и внешний рынок; работы или услуги, осуществляемые в соответствии с заключенными договорами (контрактами); услуги, предоставляемые сторонним заказчикам.

Процедура управления нормативной документацией как внутреннего, так и внешнего происхождения обычно прописана в стандарте предприятия (система менеджмента качества) с указанием сроков выполнения основных действий.

Процесс управления внешней НТД чаще всего ведется по так называемой «классической» схеме, которая заключается в формировании и ведении фонда НТД — по большей части на бумажных носителях информации (БНИ).

В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 1.15–2009 «Стандартизация в Российской Федерации. Службы стандартизации в организациях. Правила создания и функционирования» фонд НТД должна вести служба стандартизации предприятия. Этим может заниматься и иное структурное подразделение — например, отдел менеджмента качества, метрологическая служба, служба нормоконтроля, научно-исследовательское, испытательное или инновационное подразделения.

Для формирования фонда НТД служба должна приобретать документы через поставщиков НТД — организации, являющиеся официальными держателями или разработчиками документации. Одновременно следует вести учет применяемых нормативных документов, соблюдаемых технических регламентов, обеспечить хранение контрольных экземпляров документов, входящих в фонд, и предоставлять заинтересованным структурным подразделениям необходимое количество экземпляров документов или их копий.

При ведении фонда НТД служба стандартизации должна осуществлять:

— абонентный учет документов фонда (их копий), находящихся в других структурных подразделениях;

— своевременное обновление фонда и приобретение необходимых для этого документов;

— своевременную актуализацию документов фонда и их копий, находящихся в других структурных подразделениях, — с соблюдением правил, установленных в организации. Внесение принятых (утвержденных) изменений, дополнений и поправок во все учтенные в организации экземпляры документов (их копии);

— удаление отмененных документов (их копий) и их замена на документы, введенные в действие.

Процесс формирования и ведения фонда НТД на БНИ в организации можно представить в виде схемы.

Как показывает практика, в большинстве случаев эта схема управления НТД малоэффективна.

Сроки предоставления НТД структурным подразделениям (СП) зачастую не соответствуют времени, установленному стандартом предприятия для выполнения заявок. В первую очередь это касается ситуаций, когда трудно найти разработчика документов. Кроме того, не всегда в оговоренный стандартом срок происходит оплата заказанных документов (в зависимости от цены и количества приобретаемого), что также затрудняет своевременную поставку НТД конечному пользователю.

Невозможность своевременного выполнения заявок на документацию приводит к тому, что специалистам приходится использовать данные из непроверенных источников, интернета или различных справочных пособий устаревшей редакции. Актуальность содержащейся в них информации сомнительна.

Иногда специалисту СП надо просто просмотреть нормативные документы для ознакомления с текстом, и он оказывается перед выбором: использовать сомнительные источники, находящиеся в свободном доступе, или оформить заявку на получение необходимых сведений в официальном порядке, отправить ее в соответствующий отдел и ждать. Сколько? Вопрос времени и финансовых возможностей организации.

Использование ненадежных путей получения информации не позволяет отследить источники получения НТД, авторство и время создания, а, значит, не гарантирует использование актуальных редакций НТД.

Кроме того, нет возможности своевременно, в строгом соответствии со стандартом актуализировать обширные фонды документации, используемые структурными подразделениями организации. Прежде всего, сказывается «человеческий фактор». Не будем забывать: человек — не машина. Ведь кроме работы по формированию и ведению фонда НТД у одного и того же специалиста может быть множество других обязанностей. Кроме того, этот специалист должен самостоятельно запрашивать и вносить все появляющиеся дополнения или изменения к приобретенным справочникам и стандартам. А приобретение изменений или дополнений сопряжено с дополнительными финансовыми затратами и не всегда происходит своевременно.

Выводы неутешительны: при «классической» схеме управления НТД целый ряд факторов снижает показатели экономической и производственной деятельности организации.

Одновременно с этим, современный уровень развития программного обеспечения дает организациям возможность оптимизировать процесс управления НТД. Для этого необходимо внести ряд изменений в стандарт по управлению НТД, определить перечень источников получения и актуализации документации, сделав упор на современные информационно-поисковые системы (ИПС). Необходимым требованиям к работе с НТД отвечает, в частности, программный комплекс NormaCS.

Продуманный интерфейс и удобный механизм ИПС NormaCS, а также постоянное наполнение и актуализация базы данных позволяют:

Максимально снизить трудозатраты на выполнение рутинных операций: 

— сократить время, затрачиваемое на поиск и заказ НТД;

— сократить время, связанное с обработкой бумажных документов; 

— сократить время на актуализацию НТД;

— уменьшить время реагирования на запросы о получении информации; 

— сделать информацию легкодоступной для специалистов.

Обеспечить соответствие требованиям внутреннего стандарта по управлению нормативно-технической документацией: 

— своевременно снабжать структурные подразделения необходимой НТД;

— оперативно обеспечивать специалистов информацией об утвержденных стандартах и изменениях к ним, а также о других нормативно-технических документах, находящихся в обращении предприятия; 

— снизить риск использования документов в неактуальной редакции.

Сократить затраты на приобретение и актуализацию НТД: 

— снизить расходы на комплектующие и материалы;

— уменьшить затраты на покупку и актуализацию НТД. 

Кроме того, применение программного модуля NormaCS Pro — инструмента для создания и ведения баз данных — позволит создать собственный фонд НД. Предприятие получит единую базу документов, находящихся в NormaCS, разработанных самим предприятием, а также нормативных документов ограниченного распространения, являющихся авторскими разработками, которые не могут быть включены в тиражные информационно-поисковые системы.

 

 

 

Татьяна  Софронова

 

Источник: CADmaster #5(55) 2010